SISTEM AKUNTANSI UTANG

SISTEM AKUNTANSI UTANG

1. Prosedur Pencatatan Utang

Prosedur pencatatan utang adalah prosedur sejak utang/kewajiban perusahaan timbul sampai dengan pencatatannya dalam perkiraan/rekening utang. Utang muncul karena adanya pembelian barang atau jasa secara kredit. Karena itu sistem akuntansi utang sangat terkait dengan prosedur pencatatan utang dan prosedur distribusi pembelian.

2. Prosedur Pencatatan Utang Sistem Pemerosesan Transaksi Pembelian

Sistem transaksi pembelian bertujuan untuk memastikan bahwa semua pemesanan dilakukan berdasarkan kebutuhan, barang pesanan diterima dalam kondisi yang baik, barang yang diterima masuk gedung dalam keadaan lengkap, pembelian tersebut dicatat dan diklasifikasikan secepatnya dan secara akurat, dan pengurangan utang akan diterima untuk barang yang diretur atau dijual kembali.

3. Sistem Retur Pembelian

Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasok. Karena adanya ketidakcocokan dengan spesifikasi yang tercantm dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman yang dijanjikan oleh pamasok.

Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah:

1. Fungsi Gudang

Bertanggung jawab untuk menyerahkanbarang kepada fungsi pengiriman, seperti yang tercantum dalam tembusan memo debet yang diterima dari fungsi pembelian.

2. Fungsi Pembelian

Bertanggungjawab untuk mengeluarkan memo debet untuk retur pembelian.

3. Fungsi Pengiriman

Bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai perintah retur pembelian dalam memo debet yang diterima dari fungsi pembelian.

4. Fungsi Akuntansi

 Bertanggung jawab untuk mencatat:

a. Transaksi retur penjualan dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.

b. Berkurangnya harga pokoko persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan

c. Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluaryang belum dibayar atau dalam kartu utang.

Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah:

1. Memo Debit

Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisaso bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi kauntansi untuk mendebit rekening utang karena transaksi retur pembelian.

2. Laporan Pengiriman Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debet dari fungsi pembelian.

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian:

1. Juranl Retur Pembelian Atau Penjulan Umum

Digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengirangi jumlah persediaan dan utang dagang.

2. Kartu Persediaan

Digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasok

3. Kartu Utang

Digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat pengembalian barang.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem retur pembelian

1. Prosedur Perintah Retur Pembelian

Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi pengiriman (dalam sistem akuntansi pembelian). Dokumen yang digunakan adalah memo debit.

2. Prosedur Pengiriman Barang

Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit.

3. Prosedur Pencatatan Utang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian dan menyelenggarakna pencatatan berkurangnya uutang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo debet sebagai pengurangn utang.

Unsur pengendalian intern

Organisasi

1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

3. Memo debet untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian

4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang.

5. Pencatatan berkurangnya utang jarena retur pembelian didasarkan pada memo debet yang didukung dengan laporan pengiriman barang.

6. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Praktik yang sehat

7. Memo debit untuk retur bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian.

8. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pengiriman.

9. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

Prosedur pencatatan utang

Ada dua prosedur pencatatan utang:

Account payable procedure

Dokumen yang digunakan dalam account payable procedur adalah:

a. Faktur dari pemasok

b. Kuwitansi tanda terim auang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim pemasok, yang keterangan untuk pembayaran tersebut dilakukan.

Catatan akuntansi yang digunaan dalam account payable procedure adalah:

a. Kartu Utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.

b. Jurnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembeian

c. Jurnal pengeluaran kas, digunaakn untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.

Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai berikut :

Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :

1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnak pembelian

2. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting ke dalam kartu utang diselenggarakan untuk setiap kreditur.

Pada saat jumlah dalam faktur dibayar :

3. Cek dalam jurnal pengeluaran kas

4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang diposting kedalam kartu utang.

Voucher payable procedures

 Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah:

 Bukti kas keluar:

Formulir ini mempunyai tiga fungsi :

1. Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran kas sesuai yang trcantum didalamnya.

2. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembeyarannya (sebagai remittance advice).

3. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain

Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah sebagai berikut:

1. Register bukti kas keluar (voucher register)

2. Register cek (check register)

Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat dibagi menjadi berikut:

1. One-Time Voucher Procedures

One-time voucher procedures dibagi menjadi dua bagian yaitu:

a. One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis)

Dalam procedure ini, faktur yang diteima oleh fungsi akuntansi dari pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya.

b. One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual basis)

Dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasr dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar (voucher register).

2. Build-Up Voucher Procedures

Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menmpung lebih dari satu faktur pasok. Dalam prosedur ini, arsip bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang diselenggarakan atas dasar wktu (accrual basis)

Akutansi Perusahaan Manufaktur

AKUNTANSI UNTUK PERUSAHAAN MANUFAKTUR

Karakteristik Perusahaan Manufaktur

Perusahaan manufaktur (manufacturing firm) adalah perusahaan yang kegiatannya mengolah bahan baku menjadi barang jadi kemudian menjual barang jadi tersebut. Kegiatan khusus dalam perusahaan manufaktur adalah pengolahan bahan baku menjadi barang jadi. Kegiatan ini sering disebut proses produksi.

3. Pemindahanbukuan ( posting ) ke buku besar

Bidang akuntansi yang menangani masalah produksi disebut akuntansi biaya (cost accounting). Tujuannya, menetapkan beban pokok produksi barang jadi. Bab ini akan membahas sesuai ruang lingkup yang telah disebutkan, yakni penetapan beban pokok produksi. Titik berat pembahasan masih diletakkan pada pengenalan terhadap proses akuntansi dan laporan khusus untuk perusahaan manufaktur.

Masalah Khusus Perusahaan Manufaktur

Dibandingkan dengan perusahaan dagang, masalah khusus dalam akuntansi perusahaan manufaktur adalah persediaan, biaya pabrikasi (manufacturing costs), biaya produksi dan beban pokok produksi.

Persediaan (Inventory)

Berdasarkan perusahaan dagang, dalam perusahaan manufaktur biasanya terdiri dari tiga macam, yakni:

1. Persediaan bahan baku (raw materials inventory)

2. Persediaan barang dalam proses (work in process inventory)

3. Persediaan barang jadi (finished goods inventory)

Persediaan bahan baku melaporkan harga pokok bahan baku yang ada pada tanggal neraca. Bahan baku adalah barang-barang yang digunakan dalam proses produksi. Persediaan dalam proses terdiri dari biaya bahan baku dan biaya-biaya manufaktur lain yang telah terjadi untuk memproduksi barang yang belum selesai. Untuk menyelesaikannya masih diperlukan tambahan biaya. Persediaan barang jadi terdiri dari total biaya pabrik untuk barang-barang yang telah selesai diproduksi, tetapi belum dijual. Sebuah perusahaan manufaktur dengan demikian harus menyediakan tiga perkiraan untuk persediaan.

Biaya Manufaktur (Manufacturing Cost)

Biaya-biaya yang terjadi dalam perusahaan manufaktur selama suatu periode disebut biaya manufaktur (manufacturing cost), atau lebih dikenal dengan biaya pabrik. Biaya ini digunakan untuk menyelesaikan barang yang masih sebagian selesai di awal periode, barang-barang yang dimasukkan dalam proses produksi periode itu dan barang-barang yang baru dapat diselesaikan sebagian di akhir periode. Pada dasarnya biaya pabrik dapat dikelompokkan menjadi:

a. Biaya bahan baku (raw materials cost) yaitu biaya untuk bahan-bahan yang dapat dengan mudah dan langsung diidentifikasikan dengan barang jadi. Contoh bahan baku adalah kayu bagi perusahaan mebel atau tembakau bagi perusahaan rokok.

b. Biaya tenaga kerja lansung (direct labor cost) adalah biaya untuk tenga kerja yang menangani secara langsung proses produksi atau yang dapat diidentifikasikan langsung dengan barang jadi. Contoh buruh langsung adalah tukang kayu dalam perusahaan mebel atau pelinting rokok dalam perusahaan rokok (Sigaret Kretek Tangan = SKT).

c. Biaya overhead pabrik (overhead cost) adalah biaya-biaya pabrik selain bahan baku dan tenga kerja langsung. Biaya ini tidak dapat diidentifikasikan secara langsung dengan barang yang dihasilkan.

Contoh biaya overhead pabrik adalah:

(1) bahan pembantu (kadangkadang disebut: bahan tidak langsung (indirect materials) misalnya perlengkapan pabrik (mur, baut dan pelitur dalam perusahaan mebel);

(2) tenga kerja tidak langsung (indirect labor) yaitu tenaga kerja yang pekerjaannya tidak dapat diidentifikasikan secara langsung dengan barang yang dihasilkan, misalnya gaji mandor;

(3) pemeliharaan dan perbaikan (maintenance and repair);

(4) listrik, air telepon dan lainlain.

Biaya Produksi (Production Cost) dan Biaya Periode (Period Cost)

Biaya produksi (production cost) adalah biaya yang dibebankan dalam proses produksi selama suatu periode. Biaya ini terdiri dari persediaan barang dalam proses awal ditambah biaya pabrikasi (manufacturing cost), kemudian dikurangi dengan persediaan barang dalam proses akhir. Biaya pabrikasi adalah semua biaya yang berhubungan dengan proses produksi. Tiga komponen biaya yang terdapat dalam biaya produksi adalah biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead. Biaya overhead adalah semua biaya pabrikasi (semua biaya yang terkait dengan proses produksi) yang bersifat tidak langsung, termasuk biaya-biaya yang dibebankan pada persediaan dalam proses pada akhir periode. Biaya overhead ini  seringkali tidak dapat diatribusikan/dilekatkan pada masing-masing unit produk yang dikerjakan secara spesifik. Karena biaya ini biasanya dinikmati bersama selama proses produksi berlangsung. Dalam situasi tertentu dapat pula disebut sebagai biaya bersama (common cost). Biaya bahan baku langsung dan tenaga kerja langsung sering pula disebut sebagai biaya utama (prime cost), yaitu biaya yang merupakan komponen utama dari produk yang dibuat dan dapat dengan mudah diatribusikan pada masing-masing unit produk yang dikerjakan atau dibuat. Biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead sering pula disebut sebagai biaya konversi (conversion cost), yaitu biaya yang dikeluarkan atau terjadi sehingga bahan baku dapat diubah menjadi produk jadi.

Kelompok biaya lain selain biaya produksi adalah biaya periode (period cost), yaitu biaya nonpabrikasi yang dikeluarkan atau terjadi selama periode berjalan dalam rangka operasional perusahaan. Biaya ini dapat dibagi menjadi dua kelompok, yakni beban penjualan atau pemasaran dan beban-beban administratif. Klasifikasi biaya yang berbeda-beda ini dilakukan agar dapat mengukur kinerja atau prestasi masing-masing bagian secara lebih fair. Kata lainnya adalah, alokasi yang tepat akan dapat meningkatkan pertanggungjawaban masingmasing bagian. Sehingga sebuah beban, bisa jadi teralokasikan ke dalam pos-pos yang berbeda walaupun jenisnya sama. Beban depresiasi komputer, misalnya, bisa jadi merupakan kelompok biaya overhead, jika komputer tersebut berada di atau dipergunakan untuk kegiatan oleh departemen produksi. Mungkin juga merupakan beban pemasaran/penjualan jika komputer tersebut dimanfaatkan oleh bagian tersebut. Atau boleh jadi pula beban depresiasi komputer tersebut merupakan kelompok beban adminstratif jika komputernya digunakan oleh bagian kantor atau administrasi. Oleh karena itulah kita harus dapat mengklasifikasikan setiap beban ke dalam kelompok biaya yang tepat karena berdasarkan laporan tersebut kinerja suatu bagian/seseorang akan diukur. 

Beban pokok produksi (Cost of Goods Manufactured)

Biaya barang yang telah diselesaikan selama suatu periode disebut beban pokok produksi barang selesai (cost of goods manufactured) atau disingkat dengan beban pokok produksi. Harga pokok ini terdiri dari biaya pabrik ditambah persediaan dalam proses awal periode dikurangi persediaan dalam proses akhir periode. Beban pokok produksi selama suatu periode dilaporkan dalam laporan harga produksi (cost of goods manufactured statement). Laporan ini merupakan bagian dari beban pokok penjualan (cost of goods sold).

Akuntansi Perusahaan Manufaktur

Seperti telah dijelaskan, siklus akuntansi meliputi tahap pencatatan dan tahap pengikhtisaran yang terdiri dari:

Tahap pencatatan

1. Pembuatan atau penerimaan bukti transaksi

2. Pencatatan dalam jurnal

 Tahap pengikhtisaran

4. Pembuatan neraca saldo

5. Pembuatan neraca lajur dan jurnal penyelesaian

6. Penyusunan laporan keuangan

7. Pembuatan jurnal penutup

8. Pembuatan neraca saldo penutup

9. Pembuatan jurnal balik

Bab ini tidak akan membahas tahap demi tahap siklus tersebut.

Pembahasan perusahaan manufaktur di sini lebih pada menguraikan tahap-tahap tersebut secara garis besar saja. Penekanan diberikan pada proses akuntansi untuk masing-masing akun/rekening/perkiraan perusahaan manufaktur (ketiga istilah ini dipakai seluruhnya, secara bergantian, sepanjang pembahasan dalam buku ini untuk menunjukkan bahwa ketiganya merupakan istilah yang lazim dipakai sehari-hari dalam praktik pada DU/DI). Namun demikian, tetap diharapkan bahwa pemaparan berikut ini telah mencakup semua pemahaman minimal yang diperlukan untuk dapat menjalankan proses akuntansi pada sebuah perusahaan manufaktur.

Bahan Baku (Raw Materials)

Pembelian bahan baku, seperti halnya perusahaan dagang, dicatat dalam buku pembelian (untuk pembelian kredit) dan buku pengeluaran kas (untuk pembelian tunai). Pembayaran hutang yang bersangkutan dicatat dalam buku pengeluaran kas. Di buku besar, pembelian bahan baku dicatat dalam rekening pembelian dan rekening-rekening lain yang berhubungan, misalnya potongan pembelian serta pembelian retur dan pengurangan harga. Pengeluaran bahan baku dari gudang untuk produksi tidak dicatat.

Jadi, seperti dalam perusahaan dagang, perkiraan persediaan bahan baku hanya digunakan untuk menampung ayat jurnal penyesuaian pada akhir periode. Jurnal penyesuaian dibuat untuk nilai persediaan yang ada di awal dan akhir periode. Sementara itu, nilai persediaan ditentukan dengan mengadakan penghitungan fisik. Jurnal penyesuaian untuk persediaan (awal dan akhir) dilakukan terhadap rekening Ikhtisar Beban pokok produksi.

Tenaga Kerja Langsung (Direct Labor)

Pembayaran gaji kepada tenaga kerja langsung dicatat dalam buku pengeluaran kas. Dalam buku perlu disediakan perkiraan tersendiri untuk biaya buruh langsung. Pada akhir periode dibuatkan jurnal penyesuaian untuk upah yang masih belum saatnya dibayar. Pembebanan biaya buruh langsung dilakukan dengan mambuat jurnal penutup ke rekening Ikhtisar Beban pokok produksi.

Biaya Overhead Pabrik (Overhead)

Biaya ini terdiri dari berbagai jenis, misalnya: bahan pembantu, tenga keja tidak langsung, gaji, listrik, telepon, perlengkapan pabrik, pemeliharaan dan perbaikan, asuransi, penyusutan bangunan pabrik, penyusutan mesin-mesin pabrik, penyusutan kendaraan pabrik, penyusutan peralatan pabrik dan lain-lain. Untuk tiap-tiap jenis biaya dapat dibuatkan rekening tersendiri di buku besar. Atau, kalau ingin lebih sederhana, dalam buku besar hanya disediakan satu rekening saja yaitu biaya overhead pabrik sebagai rekening induk (sesungguhnya). Rincian biaya overhead pabrik ke dalam tiap-tiap jenis biaya dicatat dalam buku tambahan. Pembelian biaya overhead pabrik, misalnya pembelian bahan pembantu, dicatat dalam buku pembelian. Pembayarannya, dicatat dalam buku pengeluaran kas. Pembebanan biaya overhead pabrik ke dalam produksi dilakukan dengan membuat jurnal penutup atas rekening yang bersangkutan. Rekening lawanya adalah Ikhtisar Beban pokok produksi.

Persediaan dalam Proses ( Work in Process Inventory )

Proses produksi adalah kegiatan yang berlangsung terus menerus. Sementara itu, akuntansi harus melaporkan informasi keuangan secara berkala. Akibatnya, pada saat laporan keuangan harus dibuat, terdapat kemungkinan adanya sebagian barang yang belum selesai diproses. Walaupun demikian, biaya yang telah terjadi untuk barang itu, tetap harus dilaporkan. Inilah yang dicantumkan sebagai persediaan dalam proses. Untuk memperoleh beban pokok produksi barang yang telah selesai, biaya pabrik ditambah dengan nilai persediaan dalam proses di awal periode dan dikurangi dengan nilai persediaan dalam proses di akhir periode.

Pesediaan dalam proses, baik di awal maupun akhir periode diperoleh dengan jalan melakukan penghitungan phisik. Untuk sementara, jangan diperhatikan dahulu bagaimana menghitung nilai persediaan dalam proses. Yang perlu diketahui adalah bahwa nila ini terdiri dari biaya bahan baku, buruh langsung dan biaya pabrikase yang telah terjadi sampai dengan saat dilaporkan. Untuk mencatat nilai persediaan dalam proses, dibuatkan rekening yang diberi nama: “Persediaan dalam Proses”. Pada akhir periode dibuat jurnal penyesuaian untuk menghilangkan persediaan dalam proses awal dan membebankannya ke proses produksi. Sementara itu, jurnal penyesuaian lain untuk menimbulkan persediaan dalam proses yang ada pada akhir periode. Rekening lawan yang digunakan dalam jurnal penyesuaian tersebut adalah Ikhtisar Beban pokok produksi.

Di bawah ini (pada halaman berikut) diberikan ilustrasi tentang alur pembebanan biaya ke dalam proses produksi hingga pengakuan beban pokok penjualan. Alur ini digambarkan dalam bentuk hubungan di antara buku besar perkiraan-perkiraan yang terkait dengan proses produksi dalam sebuah perusahaan manufaktur. Kita dapat melihat di situ, apa saja perkiraan yang terkait dan harus dibuatkan jurnalnya selama proses produksi berlangsung, dan kapan masing-masing perkiraan tersebut harus didebitkan atau dikreditkan. Tentu saja, ilustrasi tersebut menggambarkan pencatatan yang harus dibuat ketika perusahaan menerapkan metode perpetual untuk persediaannya.

 

Pencatatan Persediaan

Metode Pencatatan Persediaan

 Dalam sebuah perusahaan, persediaan akan mempengaruhi neraca maupun laporan laba rugi.  Dalam neraca perusahaan dagang, persediaan pada umumnya merupakan nilai yang paling signifikan dalam aset lancar.  Dalam laporan laba rugi, persediaan bersifat penting dalam menentukan hasil operasi perusahaan dalam periode tertentu.  Metode pencatatan persediaan pada dasarnya dibedakan menjadi dua, yaitu metode periodik (sistem fisik) dan metode perpetual.

A.    Metode Fisik (sistem periodik)

 Selama ini, metode pencatatan yang dipelajari untuk persediaan barang dagang, dapat di ikhtisarkan sebagai berikut :

 Disediakan satu akun yang disebut Persediaan Barang Dagang dalam buku besar perusahaan.  Akun ini digunakan untuk mencatat persediaan barang dagang yang ada di awal dan akhir periode.  Persediaan barang dagang yang ada di awal dan akhir periode itu sendiri ditentukan dengan jalan melakukan perhitungan fisik terhadapnya.  Pencatatan untuk persediaan awal dan akhir dilakukan dengan membuat jurnal penyesuaian.  Akun lawan untuk jurnal penyesuaian persediaan adalah Ikhtisar Laba Rugi.

 Disediakan satu set akun yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi pembelian barang dagang serta transaksi-transaksi lain yang berhubungan dengannya.  Misalnya, transpor pembelian, potongan pembelian serta pembelian retur dan pengurangan harga.  Saldo dari set akun ini bila digabungkan akan merupakan pembelian bersih.

Harga pokok penjualan selama periode tertentu dihitung dengan menggunakan secara berikut :

 Persediaan barang dagang pada awal periode  +  Pembelian bersih selama periode

 =  Persediaan tersedia dijual -  Persediaan pada akhir periode  = Harga pokok penjualan

 Sistem pencatatam ini disebut sistem periodik (periodic method). Metode pencatatan lain untuk persediaan adalah yang disebut metode perpetual atau metode saldo permanen (perpetual method) yang diterangkan sebagai berikut.

B.    Metode saldo permanen (perpetual method)

 Dalam sistem saldo permanen tidak disediakan akun pembelian dan akun-akun lain yang berhubungan dengannya.  Pembelian barang dagang langsung dicatat ke akun persediaan.  Harga pokok penjualan tidak dihitung secara periodik, tetapi dihitung dan dicatat setiap kali terjadi transaksi.  Untuk ini, dibuat satu akun tersendiri yaitu: Harga pokok penjualan.  Akun persediaan barang dagang dalam metode saldo permanen digunakan untuk mencatat persediaan yang ada di awal periode, pembelian yang dilakukan selama periode,penjualan yang dilakukan semala periode dan persediaan yang ada di akhir periode.  Misalnya, apabila pada tanggal 14 Januari 200A terdapat pembelian tunai barang A sebanyak 1.000 unit dengan harga Rp 50 per unit maka ayat jurnal yang dibuat adalah sebagai berikut :

     (D)     Persediaan barang dagang     50.000

     (K)         Bank/Kas        50.000

 Apabila digunakan metode periodik, sisi debit dari ayat jurnal tersebut di atas adalah akun: Pembelian. Apabila terjadi penjualan, maka pengurangan persediaan yang diakibatkan langsung dicatat.  Pengurangan persediaan ini, pada hakikatnya merupakan penambahan harga pokok penjualan, yang nilainya ditentukan oleh metode penetapan harga pokok yang dipakai.  Anggaplah bahwa pada tanggal 15 Januari 200A terjadi penjualan tunai barang A sebanyak 800 unit dengan harga jual Rp 75 per unit.  Untuk sementara anggaplah barang-barang yang dijual adalah barang-barang yang dibeli pada tanggal 14 Januari 200A tersebut di atas. Ayat jurnal untuk mencatat penjualan jadi tampak seperti terlihat sebagai berikut :

 (1)

     (D)     Bank/Kas    60.000

     (K)         Penjualan         60.000

 (2)

     (D)     Harga pokok penjualan     50.000

     (K)         Persediaan barang dagang         50.000

 Dapat dilihat bahwa dalam sistem periodik ayat jurnal (2) tersebut di atas tidak dibuat.  Harga pokok penjualan dalam sistem periodik dihitung secara berkala pada akhir periode akuntansi, bukan pada setiap terjadi penjualan.  Ayat jurnal (1) merupakan ayat jurnal yang biasa dibuat untuk penjualan.  Ayat jurnal ini dibuat baik pada sistem periodik maupun saldo permanen.

Kartu stok

 Dalam metode saldo permanen setiap jenis barang dibuatkan satu catatan tersendiri yang disebut kartu stok atau kartu persediaan (stock card).  Kumpulan dari kartu stok, untuk semua jenis barang yang ada, disebut buku stok atau buku persediaan.  Ada tiga hal yang dicatat dalam kartu stok, yaitu penambahan, pengurangan dan saldo yang ada setelah terjadinya suatu transaksi.  Kartu stok menyediakan tiga kolom untuk hal tersebut.  Masing-masing kolom dibagi dalam tiga sub kolom yang berisi: banyaknya unit (kuantitas), harga pokok/unit dan jumlah (kuantitas dikalikan harga pokok/unit).  Tiap transaksi dicatat kuantitas barangnya, harga pokok/unit jumlah nilainya.

 Penambahan dalam kartu stok, biasanya berasal dari pembelian barang dagang.  Di samping pembelian, penambahan dalam kartu stok juga dapat berasal dari penjualan retur.  Pengurangan dalam kartu stok, pada umumnya berasal dari penjualan barang dagang.  Pengurangan dapat juga terjadi dari pembelian retur.